El módulo administrativo de Vivook es una solución integral diseñada para optimizar la gestión administrativo de condominios. Centraliza pagos, control de gastos, reportes financieros y comunicación con residentes en una sola plataforma.
Con herramientas intuitivas y automatización inteligente, este módulo administrativo permite a los administradores ahorrar tiempo, reducir errores y mantener un control total de sus operaciones.
Aquí puedes consultar los movimientos y saldos de la caja y de las cuentas bancarias del condominio o residencial. Es muy útil para realizar conciliaciones bancarias, además de que los estados de cuenta son exportables a Excel.
Vivook envía un recibo de pago al residente para notificarlo de la aplicación de su pago. Si se prefiere entregar los avisos físicamente, la plataforma permite imprimirlos de manera sencilla.
Por cada gasto registrado en el sistema, podrás imprimir una póliza de cheque o gasto que sirve a tus proveedores como acuse de pago recibido.
Lleva el control de todos los gastos recurrentes de un residencial. El administrador puede aprobar o desaprobar cuentas por pagar antes de convertirlas en un gasto.
Permite establecer el presupuesto anual y mensual del condominio o residencial, además de que el administrador tiene la posibilidad de consultar el estado mensual o anual de lo real contra lo presupuestado.
El administrador puede consultar el detalle de los movimientos de cada vivienda, su saldo pendiente, pagos realizados, y más.
Vivook envía avisos de cobro personales a los contactos de las viviendas. De ese modo, cada vivienda tendrá conocimiento de los saldos adeudados y del plazo del pago. Esta información se puede consultar directo en el sitio web. Si se prefiere hacer entrega física de los avisos, Vivook permite imprimirlos de manera sencilla y rápida.
Puedes llevar el control de las tareas que tengan que ver con la administración (lavado de pisos y ventanas, lavado de cisternas, entre otros). Funciona para agendar tareas que se repiten diario, cada semana, cada mes o tareas que sólo se llevarán a cabo una sola vez.
Para darte más opciones de manejar como desees la información financiera de tu condominio o residencial, puedes exportar a Excel los informes de ingresos, egresos, cuotas y adeudos, presupuesto y estados de cuenta.
Vivook le da al administrador un espacio para registrar las conversaciones verbales, los acuerdos y compromisos que tiene con los residentes de cada vivienda. De tal manera, va creando una bitácora o historial de todo lo sucedido, la cual puede ser consultada por cualquier otro administrador.
Asimismo permite programar la fecha en la que se tiene que contactar de nuevo a un residente. De esta forma facilita las labores de organización y seguimiento de tareas; por ejemplo: «Lunes: llamar al Sr. Mendoza del apartamento 101 para recordarle realizar su pago.
Registrar los gastos nunca había sido tan fácil y cómodo para el administrador, ya que podrá consultarlos, guardarlos y adjuntar comprobantes digitalizados de las compras realizadas. Al igual que en ingresos, cuenta con un reporte detallado por concepto y por fecha de los egresos.
Si el administrador lo permite, todos los vecinos podrán consultar los gastos y sus comprobantes digitalizados.
Aquí se registra el detalle de los ingresos por pago de cuotas, descuentos aplicados, adelantos o anticipos, pagos de terceros y pagos no identificados que se han recibido.
Además Vivook cuenta con un reporte detallado por concepto, por fecha de los ingresos recibidos, y reporte de descuentos.
Puedes generar las cuotas y adeudos de las viviendas, recargos, registrar descuentos, entre otros. Asimismo, es posible ver el detalle individual de los adeudos de cada vivienda, y el detalle general de los adeudos del condominio o residencial.
Vivook cuenta con tres tipos de reporte de cobranza:
En Vivook puedes configurar e imprimir el formato de cheques para que innoves con un nuevo proceso en la presentación de tus técnicas administrativas. Adiós a los cheques hechos a mano.
Puedes organizar en fondos el dinero de las cuentas de caja o banco (Fondo ordinario, fondo extraordinario, fondo de reserva, fondo para techado de la alberca, entre otros)
